Wie Microsoft 365-Tipps Ihren Geschäftserfolg in die Höhe treiben können!
Millionen von Privatpersonen und Unternehmen nutzen Microsoft 365. Diese Produktivitätssuite umfasst beliebte Anwendungen für die Geräteverwaltung, erweiterte Sicherheitsmaßnahmen und robuste Cloud-Dienste. Ihre Mitarbeiter nutzen diese Microsoft 365-Anwendungen zwar täglich, aber machen sie auch das Beste daraus? In diesem Artikel werden einige wertvolle Microsoft 365-Produktivitätstipps erörtert, die Ihren Mitarbeitern helfen, ihr Potenzial zu maximieren und ihre täglichen Aufgaben effizienter zu erledigen.
1. Verbessern Sie den Fokus Ihres Posteingangs
- Weltweit werden jeden Tag 269 Milliarden E-Mails verschickt. Bis vor kurzem gab es eine einfache, aber effektive Microsoft Office 365-Lösung namens Clutter, um überquellende Posteingänge zu bewältigen. Dieses praktische Tool organisiert den Posteingang, indem es Konversationen mit niedriger Priorität, Spam und unerwünschte Nachrichten automatisch in einen bestimmten Clutter-Ordner sortiert und den Haupteingang für dringende E-Mails freihält. Clutter wird jedoch jetzt durch den schlankeren, ausgefeilteren Focused Inbox ersetzt. Dieses fortschrittliche Tool bewertet die Priorität von E-Mails auf der Grundlage Ihrer Interaktionen und des Inhalts der E-Mail.
Daher ist der Posteingang in zwei Registerkarten unterteilt: "Konzentriert" und "Sonstige". E-Mails, die verwertbare Informationen von Kollegen enthalten, erscheinen beispielsweise auf der Registerkarte "Konzentriert", während Newsletter oder maschinell erstellte E-Mails auf der Registerkarte "Sonstiges" landen, so dass Sie sie nach Belieben lesen oder löschen können. Obwohl Sie Benachrichtigungen für E-Mails auf der Registerkarte "Andere" erhalten, ist diese Funktion von Microsoft Office 365 so konzipiert, dass Sie Zeit sparen, indem Sie sich nicht mehr durch eine Flut von E-Mails wühlen müssen, sondern stattdessen Ihre digitale Kommunikation und Ihr Arbeitspensum priorisieren.
2. Das volle Potenzial von OneNote ausschöpfen
- OneNote ist ein weniger bekanntes Produktivitätstool von Microsoft Office 365, das die Aufgabenverwaltung vereinfacht. Microsoft OneNote funktioniert wie ein digitales Notizbuch und hilft bei der Priorisierung von Aufgabenlisten, indem es diese nahtlos in Ihren Arbeitsablauf einbindet. Dies hilft Ihnen, sich zu konzentrieren und Aufgaben effizienter zu erledigen.
Die neuesten Versionen von OneNote verfügen über eine verbesserte Outlook-Integration, einschließlich Funktionen wie:
- Verwaltung von Sitzungen
- Touchscreen-Fähigkeiten
- Erweiterte Suchfilter für sofortige Ergebnisse
- Tools für die Zusammenarbeit, die die gemeinsame Erstellung von Notizbüchern in Echtzeit ermöglichen, einschließlich Dateianhängen
Darüber hinaus lässt sich OneNote effektiv mit Drittanbieter-Apps wie Office Lens kombinieren. Diese kostenlose Software, die für iOS und Android verfügbar ist, verwandelt die Kamera Ihres Smartphones in einen tragbaren Scanner. Machen Sie ein Foto von einem Whiteboard oder einem wichtigen Dokument nach einer Besprechung, und die App überträgt es automatisch an OneNote, um eine optimale Lesbarkeit, sichere Speicherung und einfache Organisation zu gewährleisten.
3. Optimieren Sie Ihre Word-Dokumente
Zusammenarbeit ist ein grundlegender Aspekt in modernen Unternehmen. Zusätzlich zu den verschiedenen Tools für die Zusammenarbeit bietet Office 365 der weltweiten Microsoft Office-Nutzergemeinschaft Funktionen für die gemeinsame Erstellung von Dokumenten in Echtzeit. Mithilfe einer integrierten Seitenleiste können Sie mühelos Dateien direkt aus Word heraus auf OneDrive oder SharePoint speichern und sie sofort mit anderen teilen, während Sie Änderungen in Echtzeit verfolgen können.
So müssen Sie nicht mehr zwischen den Anwendungen hin und her wechseln. Ähnlich wie bei der Tell Me-Funktion können Sie Ihre Effizienz in Word weiter steigern, indem Sie direkt aus der Office-Anwendung heraus Websuchen durchführen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Wort oder einen Satz, und wählen Sie Smart Lookup. Mit Hilfe von Bing wird in Ihrem Word-Dokument ein Suchfenster angezeigt, in das Sie Ihre Suchanfrage eingeben und die Websuche starten können, ohne Ihr Dokument zu verlassen.
4. Optimieren Sie Ihre Herangehensweise: Ignorieren vs. Anhängen
- Microsoft 365 geht über die Office-Anwendungen hinaus, um Ihre allgemeine Produktivität zu steigern. Wenn Sie wissen, wann Sie die Funktion "Ignorieren" verwenden und wann Sie Dateien anhängen sollten, können Sie Ihre Arbeit mit Microsoft 365 effizienter gestalten. Dieser Tipp ist besonders hilfreich, wenn Sie Outlook verwenden. Während eines geschäftigen Arbeitstages können nicht enden wollende "Alle Antworten"-E-Mail-Ketten lästig und zeitraubend sein. Die "Ignorieren"-Funktion von Microsoft 365 ist wie die Stummschalttaste von Google, die unerwünschte Nachrichten aus Ihrem Outlook-Posteingang in den Papierkorb verschiebt.
Öffnen Sie die Konversation, gehen Sie auf die Registerkarte "Home" und klicken Sie in der Gruppe "Löschen" auf "Ignorieren", um diesen zeitsparenden Trick in Microsoft 365 zu nutzen. Wenn Sie Ihre Meinung ändern, können Sie die Konversation einfach wieder aufnehmen, indem Sie auf "Ignorieren beenden" klicken. Anstatt Dateien direkt an E-Mails anzuhängen, können Sie Ihr Dokument in Office 365 speichern und über Outlook eine E-Mail mit einem Link zur Datei in der Cloud senden. Outlook erteilt dem Empfänger automatisch die Berechtigung zum Zugriff auf die Datei. Sie können auch die Einstellungen ändern, um zu steuern, ob der Empfänger die Datei anzeigen oder bearbeiten kann, wann immer Sie wollen.
5. Werden Sie ein PowerPoint-Profi
- Auch wenn Sie Ihren PowerPoint-Erstellungsprozess mithilfe praktischer Office-Verknüpfungen verfeinert haben, ist es wichtig, sich zu fragen: Wie gut sehen Ihre Folien aus? Office 365 bietet zeitsparende Tipps und Funktionen wie den PowerPoint Designer, mit dem Sie Ihren Präsentationen zusätzliches Design-Flair verleihen können. Anstatt sich mit behelfsmäßigen Grafikdesign-Fähigkeiten abzumühen, bietet diese praktische Funktion clevere Office 365-Hacks und schlägt die beste Platzierung für das von Ihnen gewählte Bild im Dokument vor. Ein weiteres wertvolles Tool zur Verbesserung Ihrer Geschäftspräsentationen ist PowerPoint Morph.
Es fügt fesselnde und flüssige Dia-Animationen hinzu und ist erstaunlich einfach zu bedienen. Duplizieren Sie ein Dia, verschieben Sie Ihre Symbole auf dem zweiten Dia, und spielen Sie die Diashow ab. Das Ergebnis sieht aus wie ein GIF mit Symbolen und 3D-Formen, die sich bewegen, und Sie brauchen keine Programmierkenntnisse, um das zu erreichen. Tell Me ist eine Office-Funktion, die Ihnen hilft, ohne lästiges Wechseln zwischen Programmen zu arbeiten. Sie finden Tell Me in PowerPoint und allen anderen Office 365-Programmen. Im Gegensatz zu anderen "Hilfe"-Suchfeldern gibt Tell Me nicht nur Hinweise auf die richtige Richtung. Es bietet Ihnen direkt in den Suchergebnissen anklickbare Aktionspunkte.
6. Verbessern Sie Ihre Geschäftsdokumente mit Templafy
- Templafy, eine Vorlagenverwaltungssoftware mit tiefer Office-Integration, revolutioniert den Prozess der Dokumentenerstellung, indem sie den Zeitaufwand für die Erstellung von Dokumenten mithilfe dynamischer Vorlagen erheblich reduziert. Anstatt bei Null anzufangen, können Mitarbeiter vorab genehmigte, bewährte Unternehmensvorlagen direkt in jedem Office-Programm auswählen. Dieser preisgekrönte und branchenweit anerkannte Service aktualisiert die Dokumentvorlagen automatisch mit den richtigen Unternehmensdaten und visuellen Elementen.
Dies macht es den Mitarbeitern leicht, sich an die Markenrichtlinien zu halten und die Compliance zu wahren. Templafy wird in der Cloud gehostet und ist mit allen Microsoft Office-Plattformen und -Geräten kompatibel. Damit ist sichergestellt, dass die Unternehmensvorlagen sofort verfügbar sind, egal wo und wann sie benötigt werden. Darüber hinaus können Markenmanager dank Templafy ihre Ressourcen auf die Markenentwicklung konzentrieren, anstatt ständig die Einhaltung der Markenrichtlinien zu überwachen. Die Templafy-Plattform hält ihre Teams über die neuesten Markenvorschriften auf dem Laufenden und befreit sie von der lästigen Aufgabe der Überwachung.
Sind Sie bereit, die Verantwortung für Ihre Mitarbeiter zu übernehmen und Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren? Wenden Sie sich noch heute an die Henson Group und erfahren Sie, wie unsere Microsoft 365-Lösungen die Zuverlässigkeit und Leistung Ihrer IT-Systeme verbessern können. Bleiben Sie auf dem Laufenden über die neuesten Trends und Erkenntnisse in der Cloud-Branche, indem Sie unseren Blog und Newsletter abonnieren. Melden Sie sich jetzt an und lassen Sie sich von unseren Experten bei der Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe unterstützen!