Von Greg Henson, CEO der Henson Group
Wie gehen Sie damit um, wenn Ihr Chef Ihnen zu viele Aufgaben gibt und die Arbeitsbelastung unrealistisch ist? Sie müssen mit Ihrem Chef ein Gespräch über Entscheidungen führen, und glauben Sie mir, Ihr Chef wird es lieben. Sagen Sie einfach: "Ich möchte das alles wirklich schaffen, und es ist mir wichtig, dass wir gut aussehen. Es fällt mir schwer, Prioritäten zu setzen bei all der Arbeit, die auf meinem Teller liegt. Ich habe eine Liste gemacht, was ich für die wichtigsten Dinge halte und die Dinge, die wegfallen müssten, wenn uns die Zeit davonläuft. Können Sie diese Liste für mich noch einmal überprüfen und sicherstellen, dass ich das richtig gemacht habe?"
In ihrem Klassiker "Der Ein-Minuten-Manager"raten Ken Blanchard und Spencer Johnson Managern, ihren Mitarbeitern zu zeigen, wie gute Leistung aussieht, ihnen auf die Schulter zu klopfen und sie loszuschicken, um sie zu erledigen. Heutzutage mag das Schulterklopfen fragwürdig sein, aber eine klare Festlegung, welches Leistungsniveau zufriedenstellend ist, ist jeder Manager jedem Mitarbeiter schuldig. Der Mitarbeiter wiederum ist es sich selbst und seinem Arbeitgeber schuldig, sich absolut sicher zu sein, dass er die Prioritäten richtig versteht. Und warum?
Es ist nie eine sichere Sache anzunehmen, dass jemand, der Ihnen Aufgaben zuweist, vollständig weiß, was bereits auf Ihrem Teller ist. Selbst wenn Sie alle Ihre Anweisungen nur von einer Quelle erhalten, nämlich von Ihrem Vorgesetzten, gibt es keinen guten Grund anzunehmen, dass dieser bei der Zuweisung neuer Aufgaben weiß, was er Ihnen bereits zugewiesen hat. Einige Manager sind fantastisch darin, die Arbeitsbelastung zu erkennen, die sie zuweisen, und andere verwenden großartige Automatisierungstools, die ihnen helfen, jede Zuweisung an jeden Mitarbeiter zu verfolgen. Allzu oft ist das aber einfach nicht der Fall.
So muss der Mitarbeiter entscheiden, welche der zugewiesenen Aufgaben er als erstes, als zweites und so weiter erledigen will. Und wenn es einfach zu viele Aufgaben sind, muss der Mitarbeiter diejenigen zurückstellen, die er für weniger wichtig hält.
Der denkbar schlechteste Weg, um festzustellen, welche Aufgaben für den Arbeitgeber, der sie zugewiesen hat, weniger wichtig sind, ist zu raten. Es ist nur allzu leicht, falsch zu raten. Schließlich fehlt Ihnen der Kontext. Sie sind nicht vollständig darüber informiert, was in jede Aufgabe eingeflossen ist oder wo sie im Vergleich zu allem anderen steht, mit dem Ihr Vorgesetzter zu tun hat.
Eines der Dinge, die ich von den Mitgliedern meines Teams am meisten schätze, ist, wenn sie mich bitten, meine Prioritäten mit ihnen zu klären und zu bestätigen. Sie wissen, dass sie jederzeit mit ihrer Aufgabenliste an mich herantreten können, um mir mitzuteilen, was sie für das Wichtigste halten und welche Punkte eventuell warten oder neu zugewiesen werden müssen, wenn ihnen die Zeit ausgeht. Das Beste daran ist, dass dadurch Überraschungen völlig ausgeschlossen sind! Kaum etwas ist beunruhigender, als zu erwarten, dass etwas erledigt wird, nur um dann festzustellen, dass es nicht erledigt wurde.
Ich bin immer bereit, die Zeit zu investieren, um ihre aktuellen Aufgaben mit ihnen durchzugehen, um festzustellen, welche als erstes, nächstes und letztes angegangen werden müssen. Manchmal bitte ich sie, bestimmte Punkte auf ihrer Liste weiter nach oben zu verschieben, und manchmal sind Aufgaben, von denen sie dachten, dass sie mir sehr wichtig sind, es in Wirklichkeit nicht. Manchmal erkenne ich sogar, dass ich einer bestimmten Person viel zu viel zugewiesen habe und sie damit versehentlich zum Scheitern verurteilt habe. Das ist das Allerletzte, was ich jemals tun möchte. Also übertrage ich einige Dinge auf andere.
Es ist leicht, den Prozess des Managements als eine einseitige Sache zu betrachten. Der Manager gibt Anweisungen, und der Mitarbeiter befolgt sie. Die Realität ist, dass nichts so einfach ist. Großartiges, effektives Management beginnt mit der Auswahl und Einstellung der besten Mitarbeiter, aber die wirkliche Magie beginnt erst, wenn die Konversation zwischen diesen Mitarbeitern und ihrem Manager wirklich robust wird. Ein echtes Geben und Nehmen, ein aktiver Austausch von Ideen. Einfach ausgedrückt: Großartige Manager sagen ihren Mitarbeitern nicht, was sie tun sollen. Sie sind dafür verantwortlich, ihren Mitarbeitern zu helfen, konsequent sinnvollen Erfolg zu erzielen.
Das geschieht nur, wenn diese Menschen sich frei fühlen, die Prioritäten offen zu diskutieren und Einigkeit darüber zu erzielen, was die Prioritäten sind. Nur dann können sie sich sicher sein, dass sie nicht nur die richtigen Dinge tun, sondern sich auch darauf konzentrieren, die richtigen Dinge zu tun.