Cómo los consejos de Microsoft 365 pueden disparar el éxito de su negocio.
Millones de particulares y empresas utilizan ampliamente Microsoft 365. Esta suite de productividad incluye aplicaciones populares para la gestión de dispositivos, medidas de seguridad avanzadas y sólidos servicios en la nube. Aunque sus empleados utilizan estas aplicaciones de Microsoft 365 a diario, ¿le están sacando el máximo partido? Este artículo analiza algunos valiosos consejos de productividad de Microsoft 365 para ayudar a sus empleados a maximizar su potencial y lograr una mayor eficiencia en sus tareas diarias.
1. Mejore el enfoque de su bandeja de entrada
- En todo el mundo se envían 269.000 millones de correos electrónicos al día. Hasta hace poco, una solución sencilla pero eficaz de Microsoft Office 365 llamada Clutter se ocupaba de las bandejas de entrada desbordadas. Esta práctica herramienta organiza la bandeja de entrada clasificando automáticamente las conversaciones de baja prioridad, el spam y los mensajes no deseados en una carpeta de desorden designada, dejando la bandeja de entrada principal para los correos electrónicos más urgentes. Sin embargo, Clutter ha sido sustituida por Focused Inbox, más elegante y sofisticada. Esta herramienta avanzada evalúa la prioridad del correo electrónico en función de tus interacciones y del contenido del mensaje.
Como resultado, la bandeja de entrada se divide en dos pestañas: "Enfocado" y "Otros". Por ejemplo, los correos electrónicos que contienen información práctica de los compañeros aparecen en la pestaña "Enfocado", mientras que los boletines informativos o los correos electrónicos generados por máquinas aparecen en la pestaña "Otros", lo que te permite leerlos o eliminarlos según te convenga. Aunque recibirá notificaciones de los correos electrónicos en la pestaña "Otros", esta función de Microsoft Office 365 está diseñada para ahorrarle tiempo, ya que reduce la necesidad de filtrar entre una avalancha de correos electrónicos y, en su lugar, prioriza su comunicación digital y su carga de trabajo.
2. Aprovechar todo el potencial de OneNote
- OneNote es una herramienta de productividad menos conocida de Microsoft Office 365 que simplifica la gestión de tareas. Funcionando como un cuaderno digital, Microsoft OneNote ayuda a priorizar las listas de tareas pendientes integrándolas perfectamente en tu flujo de trabajo. Esto te ayuda a mantener la concentración y realizar las tareas de forma más eficiente.
Las últimas versiones de OneNote incluyen una mayor integración con Outlook, con funciones como:
- Gestión de reuniones
- Funciones de pantalla táctil
- Filtros de búsqueda avanzada para obtener resultados inmediatos
- Herramientas de colaboración que permiten la coautoría de cuadernos en tiempo real, incluidos los archivos adjuntos.
Además, OneNote se combina eficazmente con aplicaciones de terceros como Office Lens. Este software gratuito, disponible en iOS y Android, transforma la cámara de tu smartphone en un escáner portátil. Haz una foto de una pizarra o de un documento importante después de una reunión y la aplicación lo transferirá automáticamente a OneNote, garantizando una legibilidad optimizada, un almacenamiento seguro y una organización sencilla.
3. Optimice sus documentos Word
La colaboración es un aspecto fundamental de las empresas modernas. Además de diversas herramientas de colaboración, Office 365 ofrece funciones de coautoría en tiempo real para su comunidad global de usuarios de Microsoft Office. Con la ayuda de una barra lateral integrada, puedes guardar archivos sin esfuerzo en OneDrive o SharePoint directamente desde Word, compartiéndolos al instante con otras personas y haciendo un seguimiento de los cambios en tiempo real.
Esto elimina la necesidad de cambiar de una aplicación a otra. Al igual que la función Cuéntame, puedes mejorar aún más tu eficacia en Word realizando búsquedas en Internet directamente desde la aplicación de Office. Haz clic con el botón derecho en una palabra o frase y selecciona Búsqueda inteligente. Con la tecnología de Bing, aparecerá una ventana de búsqueda en el documento de Word, que te permitirá introducir la consulta e iniciar la búsqueda en Internet sin salir del documento.
4. Optimice su enfoque: Ignorar frente a apegarse
- Microsoft 365 va más allá de las aplicaciones de Office para aumentar tu productividad general. Saber cuándo usar la función de ignorar y cuándo adjuntar archivos puede hacer que tu trabajo con Microsoft 365 sea más eficiente. Este consejo es especialmente útil cuando se utiliza Outlook. Durante un ajetreado día de trabajo, las interminables cadenas de correos electrónicos de "responder a todos" pueden resultar incómodas y consumir mucho tiempo. La función "Ignorar" de Microsoft 365 es como el botón Silencio de Google, que mueve los mensajes no deseados de la bandeja de entrada de Outlook a la papelera.
Abre la conversación, ve a la pestaña Inicio y haz clic en Ignorar en el grupo Eliminar para utilizar este truco que te ahorrará tiempo en Microsoft 365. Puedes reincorporarte fácilmente a la conversación haciendo clic en "Dejar de ignorar" cuando cambies de opinión. Además, en lugar de adjuntar archivos directamente a los correos electrónicos, guarda tu documento en Office 365 y envía un correo electrónico a través de Outlook con un enlace al archivo en la nube. Outlook dará automáticamente permiso al destinatario para acceder al archivo. También puedes cambiar la configuración para controlar si pueden verlo o editarlo cuando quieras.
5. Conviértete en un profesional de PowerPoint
- Aunque puede que hayas perfeccionado tu proceso de creación de PowerPoint utilizando los prácticos métodos abreviados de Office, es esencial preguntarse: ¿qué aspecto tienen tus diapositivas? Office 365 cuenta con consejos para ahorrar tiempo y funciones como PowerPoint Designer para dar a tus presentaciones un toque de diseño adicional. En lugar de luchar con habilidades de diseño gráfico improvisadas, esta práctica función ofrece trucos inteligentes de Office 365, sugiriendo la mejor ubicación para la imagen elegida en el documento. Otra valiosa herramienta para mejorar tus presentaciones de empresa es PowerPoint Morph.
Añade animaciones de diapositivas cautivadoras y suaves y es sorprendentemente fácil de usar. Duplica una diapositiva, mueve los iconos en la segunda diapositiva y reproduce la presentación. El resultado parece un GIF con iconos y formas en 3D moviéndose, y no necesitas conocimientos personales de programación para conseguirlo. Tell Me es una función de Office que te ayuda a explorar sin la molestia de cambiar de programa. Puedes encontrar Tell Me en PowerPoint y en todos los demás programas de Office 365. A diferencia de otros cuadros de búsqueda de "ayuda", Tell Me no solo te indica la dirección correcta. Te ofrece elementos de acción en los que puedes hacer clic directamente en los resultados de la búsqueda.
6. Mejore sus documentos empresariales con Templafy
- Templafy, un software de gestión de plantillas con una profunda integración en Office, revoluciona el proceso de creación de documentos al reducir significativamente el tiempo que se tarda en crear documentos utilizando plantillas dinámicas. En lugar de empezar desde cero, los empleados pueden seleccionar plantillas de empresa preaprobadas y basadas en las mejores prácticas directamente desde cualquier programa de Office. Este servicio galardonado y reconocido en el sector actualiza automáticamente las plantillas de documentos con los datos y elementos visuales correctos de la empresa.
Esto facilita que los empleados se adhieran a las directrices de la marca y mantengan el cumplimiento. Alojado en la nube y compatible con todas las plataformas y dispositivos de Microsoft Office, Templafy garantiza que las plantillas empresariales estén accesibles al instante, independientemente de dónde o cuándo se necesiten. Además, gracias a Templafy, los responsables de marca pueden centrar sus recursos en el desarrollo de la marca en lugar de supervisar constantemente su cumplimiento. La plataforma Templafy mantiene a sus equipos al día de las últimas normativas sobre marcas, liberándoles de la pesada tarea de la supervisión.
¿Listo para tomar las riendas de su plantilla y agilizar sus flujos de trabajo? Póngase en contacto con Henson Group hoy mismo para saber cómo nuestras soluciones de Microsoft 365 pueden ayudarle a mejorar la fiabilidad y el rendimiento de sus sistemas de TI. Manténgase al día de las últimas tendencias y perspectivas del sector de la nube suscribiéndose a nuestro blog y boletín. Suscríbase ahora y deje que nuestros expertos le ayuden a optimizar sus operaciones empresariales.