
Por Greg Henson, director general de Henson Group
Cuando tu jefe te da demasiadas cosas que hacer, y es una carga de trabajo poco realista, ¿cómo lo abordas? Tienes que tener una conversación sobre las opciones con tu jefe, y créeme, a tu jefe le encantará. Simplemente di: "Realmente quiero hacer todo esto, y es importante para mí que nos veamos bien. Me resulta difícil priorizar todo el trabajo que tengo. He hecho una lista de lo que creo que son las cosas más importantes y de los elementos que tendrían que desaparecer si se nos acaba el tiempo. ¿Puedes revisar esta lista por mí y asegurarte de que lo he hecho bien?"
En su clásico "The One Minute Manager"Ken Blanchard y Spencer Johnson aconsejan a los directivos que muestren a sus empleados cómo es un buen rendimiento, les den una palmadita en la espalda y les manden a hacerlo. Hoy en día, la palmadita en la espalda puede ser cuestionable, pero establecer claramente qué nivel de rendimiento les satisfará es algo que todo directivo debe a cada empleado. El empleado, por su parte, se debe a sí mismo y a su empleador el asegurarse de que entiende correctamente las prioridades. ¿Por qué?
Nunca es seguro suponer que quien te asigna tareas es plenamente consciente de lo que ya tienes entre manos. Incluso si recibes todas las instrucciones de una sola fuente, tu jefe, no hay ninguna buena razón para asumir que son conscientes de lo que ya te han asignado cuando hacen nuevas asignaciones. Algunos jefes son fantásticos a la hora de reconocer las cargas de trabajo que asignan, y otros utilizan excelentes herramientas de automatización que les ayudan a realizar un seguimiento de cada asignación a cada empleado. Sin embargo, con demasiada frecuencia no es así.
Esto hace que el empleado tenga que determinar cuál de las tareas asignadas debe hacer primero, segundo, y así sucesivamente. Y si simplemente hay demasiadas tareas, el empleado debe retrasar las que considere menos importantes.
La peor manera posible de determinar qué tareas son menos importantes para el empleador que las asignó en primer lugar es adivinar. Es muy fácil equivocarse. Al fin y al cabo, te falta contexto. No estás completamente informado de lo que ha supuesto cada tarea o de su posición en comparación con el resto de tareas de las que se ocupa tu jefe.
Una de las cosas que más aprecio de los miembros de mi equipo es cuando me piden que aclare y confirme mis prioridades con ellos. En cualquier momento, saben que son siempre bienvenidos a acercarse a mí con su lista de tareas, compartiendo lo que creen que es más importante e indicando qué elementos pueden tener que esperar o ser reasignados si se les acaba el tiempo. Lo mejor de esto es que elimina por completo las sorpresas. Pocas cosas son más inquietantes que esperar que algo se haga y descubrir que no se ha hecho.
Siempre estoy dispuesta a invertir tiempo en revisar sus tareas actuales con ellos para determinar cuáles son las que hay que abordar primero, después y por último. A veces les pido que suban algunos puntos de su lista, y a veces las tareas que pensaban que eran muy importantes para mí realmente no lo son. A veces incluso reconozco que he asignado demasiadas cosas a una persona determinada y que, sin quererlo, le he hecho fracasar. Eso es lo último que quiero hacer. Así que reasigno algunas cosas a otros.
Es fácil considerar el proceso de gestión como algo unidireccional. El directivo da instrucciones y el empleado las cumple. La realidad es que nada es tan sencillo. Una gestión excelente y eficaz comienza con la selección y contratación de las mejores personas, pero la verdadera magia sólo empieza cuando la conversación entre esas personas y su jefe es realmente intensa. Un verdadero toma y daca, un intercambio activo de ideas. En pocas palabras, los grandes directivos no le dicen a su gente lo que tiene que hacer. Son responsables de ayudar a su gente a lograr un éxito significativo.
Eso sólo ocurre cuando esas personas se sienten libres para debatir abiertamente las prioridades y llegar a un acuerdo sobre las mismas. Sólo entonces podrán sentirse seguros de que no sólo están haciendo las cosas bien, sino que también están centrados en hacer las cosas correctas.